ひとつの業務シーンから始める

01 · 利用者とタスクを明確にする

利用者、発生頻度、成果物が明確なタスクを選びます。例えば、新入社員による社内規定の検索、営業担当者の対話練習、教員の授業に関する質問対応などです。最初の検証ですべての部門やプロセスを対象にすることは避けましょう。

準備するもの：利用者の役割、代表的な質問、現在の対応方法、改善したい点。

タスクに直接関係する業務マニュアル、製品資料、制度文書、よくある質問を集めます。資料が有効か、誰が管理するか、誰が利用できるかを確認します。

準備するもの：資料一覧、内容の責任者、利用範囲、更新周期。

実際の業務の質問を整理し、受け入れられる回答やタスク結果を定めます。専門判断が必要な内容は確認担当者を明確にし、デモの滑らかさだけで評価しないようにします。

準備するもの：検証用の質問、参考資料、期待する結果、人による確認要件。

既存の業務システム、利用可能なインターフェース、データ環境を整理します。チームと共にナレッジ基盤の接続方法を検討し、検証後に実装範囲を明確にします。

準備するもの：システム一覧、連携条件、導入要件、評価に参加する技術責任者。

代表的な利用者に試用してもらい、問題、不足している知識、期待と異なる結果を記録します。フィードバックで資料と業務フローを修正し、適用範囲を広げるか判断します。

成果物：課題一覧、改善の優先順位、次の実装範囲。

本ガイドは要件の準備と進め方を説明するものです。実際の機能と実装範囲はプロジェクト計画に基づきます。